Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?


Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. При этом, трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела, каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает.

Более того, ведение личного дела работника не является обязательным. В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Порядок формирования личного дела указан ниже по тексту. В соответствии с пунктом 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.
Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Совет 1: Как оформить дела при сдаче в архив

Автор КакПросто! В соответствии со статьей 17 Федерального закона 125-Ф3, дела уволившихся сотрудников подлежат передаче в архив.

Перед сдачей документов их необходимо подшить, пронумеровать, произвести опись и оформить обложку. Статьи по теме:

Какие документы из личного дела работника сдаются в архив

— —

  1. составление и оформление описи дела.
  2. составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
  3. внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

  1. не прошивать (не брошюровать).
  2. не составлять заверительные надписи;
  3. не нумеровать листы дела;
  4. не проводить систематизацию документов в деле;

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Инструкция 1 Для передачи дела уволившегося сотрудника в архив разложите документы в обратном хронологическом порядке.

Какие документы из личного дела работника сдаются в архив

Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558). Подробнее об увольнении читайте здесь: Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.

п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Инфо Помощь: Подготовка

Перечень документов формирования личного дела при сдаче в архив

— — Личные дела.

На все документы, содержащиеся в личном деле, в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

  1. примечание;
  2. количество листов в документе;
  3. наименование документа;
  4. номер и дата документа (если это необходимо);
  5. порядковый номер документа, включенного в опись;
  6. итоговая запись о количестве документов личного дела.

Примерный порядок расположения документов в личном деле таков: внутренняя опись документов дела, листок по учету кадров или анкета, заявление о приеме на работу, автобиография, заверенные копии личных документов, заверенные копии приказов о приеме, назначении, перемещении, должностные обязанности, документы по аттестации и т.д.

В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления.

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри.

Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести.

Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике. Инфо Процедура хранения требует следования таким правилам:

alishavalenko.ru

Терентьев Богдан

  1. 28.07.2019 /
  2. 0 Коментарьев

Как правильно архивировать личное дело работника Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации.Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Подготовка документов к передаче в архив В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел.

Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив.

Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Как правильно подготовить личное дело уволенного сотрудника к архивированию?

8 ноября 2019 в 14:41 Добрый день! Подскажите, пожалуйста, что должно входить в личное дело уволенного сотрудника для архива. Копии ИНН, СНИЛС можно изъять?

Мне ни разу не приходилось архивировать дела.

Заранее спасибо! Сохранить изменения Отменить Ваше сообщение Опубликовать Рейтинг: 1430 8 ноября 2019 в 19:18 Здравствуйте, Анна! Личные дела (ЛД) уволенных работников передаются отделом кадров на хранение в архив этой же организации, а если такового нет, то такие ЛД хранятся в отделе кадров до того, как будут переданы в государственный или муниципальный архив, если организация является источником комлектования таких архивов.

Перед этим ЛД соответствующим образом подготавливают, а именно:- папки ЛД расшивают и проверяют — при наличии оригиналов изымают копии и дубликаты, канцелярские скрепки и скобы от степлера удаляют; — если в деле есть оригиналы личных документов, их помещают в отдельный конверт и также подшивают в дело; — документы группируют по хронологическому признаку (самый ранний — сверху, самый поздний (приказ об увольнении) — снизу; — составляют внутреннюю опись ЛД;- все листы дела нумеруют, номера проставляются простым карандашом в левом верхнем углу листа, нумерация сквозная, внутренняя опись имеет свою нумерацию; — документы брошюруют и подшивают в обложку из твердого картона; — оформляют и приклеивают на обложку описание дела по утвержденному образцу.Наиболее полную информацию по порядку формирования личного дела на работников Вы можете прочитать в следующем материале:https://clubtk.ru/podgotovka-dokumentov-k-arkhivnomu-khraneniyu Добавьте ссылку на статью кодекса Выберите кодекс Трудовой кодекс Добавьте ссылку на официальный документ Сохранить изменения Отменить Лучший ответ!

отметить ответ как лучший 0 Рейтинг 130 8 ноября 2019 в 21:36 Юрий, спасибо!